Dari sisi proses, Akuntasi adalah proses pencatatan, pengklasifikasian, pengelompokan, peringkasan, pelaporan dan penganalisaan transaksi keuangan. 6 kegiatan utama dari proses akuntansi ini berarti bahwa ;
- Semua transaksi keuangan harus dicatat dan dibuatkan bukti transaksi.
- Transaksi yang sudah dicatat, diklasifikasikan jenisnya agar mudah dalam pengelompokan. Hal ini tercermin dalam daftar klasifikasi transaksi yang disebut JURNAL. Jurnal adalah catatan harian dari transaksi keuangan sekaligus mengklasifikasiannya.
- Transaksi yang sudah diklasifikasikan, selanjutnya dikelompokkan berdasarkan jenisnya ke dalam sebuah tabel yang disebut akun. Kumpulan akun-akun ini disebut Buku Besar.
- Pada akhir Periode, saldo dari masing-masing akun dibuatkan ringkasan dalam sebuah tabel yang disebut Neraca Saldo.
- Dari Neraca Saldo inilah Laporan Keuangan disusun. Yaitu ; Laporan Laba-Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas/Modal, Neraca, dan Cashflow.
- Laporan Keuangan inilah yang mencerminkan kegiatan perusahaan dalam satu periode akuntansi melalui suatu kegiatan analisa. Berdasarkan analisa ini tingkat kesehatan, progres, dan perkembangan perusahaan dapat diketahui. Informasi ini penting bagi pihak-pihak yang memerlukan informasi keuangan seperti ; Pemilik, Pemegang Saham, Pemerintah, Bank, dan Karyawan.
- Berdasarkan Laporan Keuangan, saldo dalam laporan keuangan menjadi saldo awal untuk periode selanjutnya.
Hal yang paling utama dalam proses akuntansi adalah kemampuan untuk mengklasifikasikan transaksi. Mengklasifikasikan transaksi atau disebut juga membuat jurnal. Ketika klasifikasi ini salah, maka seluruh laporan yang dihasilkan juga salah. Perlu pemahaman khusus dalam mengklasifikasikan transaksi.
Akuntansi yang kita kenal sekarang adalah akuntansi sistem berpasangan, yaitu setiap kali suatu sisi berubah, maka sisi lain juga berubah sebesar perubahan yang ada pada sisi lawannya. Rumus di bawah adalah rumus awal dan sekaligus rumus utama dalam akuntansi. Tanda “ = “ adalah pemisah sisi-sisi akuntansi. Sisi kiri disebut Debit, sisi Kanan disebut Kredit. Jika dinyatakan dalam Rumus akan seperti ini :
Aset = Hutang + Modal
Pendapatan dan Biaya adalah komponen yang mempengaruhi Modal. Jika Pendapatan lebih besar dari Biaya, maka kondisi ini disebut Laba. Jika kondisi sebaliknya yang terjadi, maka disebut Rugi. Laba atau rugi ini yang akan mempengaruhi Modal. Jika dinyatakan dalam rumus maka akan seperti ini :
Aset = Hutang + Modal + Laba (Rugi)
Sementara Laba (Rugi) diperoleh dari :
Laba (Rugi) = Pendapatan – Biaya
(Tanda Kurung menunjukkan Negatif)
Jika rumus Laba (Rugi) dimasukkan dalam Persamaan Akuntansi, maka akan nampak seperti ini :
Aset = Hutang + Modal + Pendapatan – Biaya
↔ Aset + Biaya = Hutang + Modal + Pendapatan
Persamaan di atas inilah yang menjadi dasar semua pencatatan dalam ilmu akuntansi.
Kelompok Aset dan Biaya ; bila terjadi penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di sisi Debit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan maka dicatat di sisi Kredit.
Kelompok Hutang, Modal, Pendapatan ; Jika terjadi Penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di sisi kredit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan dicatat di sisi Debit.
Persamaan ini juga memiliki arti sebagai berikut :
- Jika salah satu komponen dalam sisi kiri (Debit) bertambah, maka kemungkinannya di sisi lain adalah :
ada komponen lain dalam sisi kanan (Kredit) juga bertambah, atau
Ada komponen lain dalam sisi kiri (Debit) yang berkurang.
- Hal di atas berlaku untuk kondisi sebaliknya.
Persaman ini pula menunjukkan saldo normal dari sebuah akun. Jika rekening tersebut berada di sisi kiri, maka saldo rekening idealnya adalah Debit, begitupun sebaliknya.
Berdasarkan rumusan di atas, maka rekening/akun dalam akuntansi dibagi dalam 5 kelompok besar, yaitu Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, dan Biaya. Kelompok besar ini dibagi lagi dalam berbagai sub kelompok.
Disinilah dasar pembuatan klasifikasi transaksi. Ketika kita menemukan sebuah transaksi, maka langkah untuk mengklasifikasikan jurnalnya adalah :
1. Perhatikan transaksinya, lihat bagian rekening mana yang bertambah atau berkurang.
2. Rekening yang bertambah/berkurang tersebut termasuk ke dalam kategori kelompok mana? Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, atau Biaya ?
3. Jika sudah ketemu kelompok rekeningnya, catat jurnal berdasarkan kelompok tadi sesuai rumus Persamaan Dasar Akuntansi.
Seringkali orang yang baru kenal akuntansi bingung ketika harus mencatat biaya di sisi Debit, dan mencatat pendapatan di sisi Kredit. Ini terjadi karena salah persepsi tentang sisi debit dan sisi kredit. Sisi debit biasanya selalu dipersepsikan untuk mencatat penerimaan atau pendapatan dan sisi kredit untuk mencatat pengeluaran/biaya.
Sabtu, 16 Juli 2011
CONTOH TRANSAKSI JURNAL UMUM
JURNAL UMUM
oleh: Gito Brahmana
A. JURNAL (Journal) adalah catatan akuntansi permanen yang pertama (book of original entry), yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dengan menyebutkan akun yang di Debet maupun yang di Kredit.
Fungsi jurnal meliputi :
1. Fungsi historis, yaitu jurnal merupakan kegiatan mencatat semua transaksi keuangan secara kronologis atau berurutan sesuai dengan tanggal terjadinya.
2. Fungsi mencatat, yaitu jurnal merupakan pencatatan yang lengkap terperinci, artinya semua transaksi dengan sumbernya harus dicatat tanpa ada yang ketinggalan.
3. Fungsi analisis, yaitu jurnal menganalisis transaksi untuk menentukan akun yang harus di Debet maaupun yang di Kredit.
4. Fungsi instruktif, yaitu jurnal merupakan perintah memposting dalam buku besar baik yang di Debet maupun yang di Kredit sesuai hasil analisis dalam jurnal.
5. Fungsi informatif, yaitu jurnal memberikan keterangan kegiatan perusahaan secara jelas.
Secara umum jurnal terdiri dari jurnal umum dan jurnal khusus. Pada semester ini kita akan membahas jurnal umum saja. Bentuk jurnal umum adalah :
Jurnal Umum
Halaman : (1)
Keterangan :
(1) Diisi dengan nomor halaman jurnal secara berurutan.
(2) Diisi dengan tanggal terjadinya transaksi secara berurutan dengan kronologis terjadinya transaksi.
(3) Diisi nomor surat bukti transaksi.
(4) Diisi dengan nama akun yang di debet ditulis terlebih dahulu, baris bawahnya ditulis akun yang di kredit dan ditulis menjorok ke sebelah kanan. Selanjutnya baris bawahnya ditulis penjelasan ringkas transaksi yang bersangkutan.
(5) Diisi nomor kode akun, tetapi ingat nomor kode akun ini diisi hanya jika akan diposting ke buku besar.
(6) Dan (7) diisi dengan jumlah rupiah dari akun yang di debet maupun yang di kredit.
Sebelum bukti transaksi keuangan dicatat dalam jurnal, terlebih dahulu dilakukan analisis untuk menentukan pengaruhnya terhadap akun-akun di perusahaan. Pola pencatatan transaksi dalam jurnal diatur dalam sebuah mekanisme Debet dan Kredit. Pengertian Debet dalam Akuntansi menunjukan sisi sebelah kiri dan Kredit menunjukan sebelah kanan. Mekanisme Debet dan Kredit terlihat dalam tabel sebagai berikut :
Mekanisme Debet dan Kredit
Berikut ini contoh pencatatan dalam jurnal umum untuk transaksi yang terjadi selama bulan Mei tahun 2006 di perusahaan ALI TAILOR
Transaksi 1 : 1 MEI
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Kas bertambah Rp 4.000.000,- (Debet)
Modal Tn. Ali Bertambah Rp 4.000.000,- (Kredit)
Jurnal :
Transaksi 2 : 2 MEI
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Sewa Dibayar Dimuka bertambah Rp 1.200.000,- (Debet)
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 1.200.000,- (Kredit)
Jurnal :
Transaksi 3 : 4 MEI
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Perlengkapan Jahit bertambah Rp 800.000,- (Debet)
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 800.000,- (Kredit)
Jurnal :
Transaksi 4 : 10 MEI
Transaksi 5 :
Mei
12
Dibeli peralatan jahit dari Toko Sekawan seharga Rp 1.500.000,- baru dibayar Rp500.000,-
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Peralatan Jahit bertambah Rp 1.500.000,- (Debet)
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 500.000,- (Kredit)
Utang perusahaan (ke Toko Sekawan) bertambah Rp 1.000.000,- (Kredit)
Transaksi 6: MEI 18
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Piutang Usaha bertambah Rp 1.700.000,- (Debet)
Pendapatan perusahaan bertambah Rp 1.700.000,- (Kredit)
Jurnal :
TRANSAKSI 7: MEI 12
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 800.000,- (Kredit)
Utang perusahaan (ke Toko Sekawan) berkurang Rp 800.000,- (Debet)
Jurnal :
TRANSAKSI 8:MEI 20
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 200.000,- (Kredit)
Beban Gaji bertambah Rp 200.000,- (Debet)
Jurnal :
TRANSAKSI 9: MEI 21
TRANSAKSI 10:MEI 22
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 400.000,- (Kredit)
Pengambilan pemilik (Prive) bertambah Rp 400.000,- (Debet)
Jurnal :
TRANSAKSI 11: MEI 23
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Kas bertambah Rp 1.400.000,- (Debet)
Harta perusahaan dalam bentuk Piutang (ke Tn. Ahmad) berkurang Rp 1.400.000,- (Kredit)
Jurnal :
TRANSAKSI 12 :MEI 30
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Perlengkapan bertambah Rp 200.000,- (Debet)
Utang perusahaan (ke Toko Jaya) bertambah Rp 200.000,- (Kredit)
Jurnal :
TRANSAKSI 13: MEI 31
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 230.000,- (Kredit)
Beban Bunga bertambah Rp 30.000,- (Debet)
Utang perusahaan ke Bank berkurang Rp 200.000,- (Debet)
Jurnal :
MAKA JURNAL SECARA UTUH TANGGAL 31 DESEMBER:
“ALI TAILOR”
JURNAL UMUM
Bulan Mei 2006
Halaman : 01
oleh: Gito Brahmana
A. JURNAL (Journal) adalah catatan akuntansi permanen yang pertama (book of original entry), yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dengan menyebutkan akun yang di Debet maupun yang di Kredit.
Fungsi jurnal meliputi :
1. Fungsi historis, yaitu jurnal merupakan kegiatan mencatat semua transaksi keuangan secara kronologis atau berurutan sesuai dengan tanggal terjadinya.
2. Fungsi mencatat, yaitu jurnal merupakan pencatatan yang lengkap terperinci, artinya semua transaksi dengan sumbernya harus dicatat tanpa ada yang ketinggalan.
3. Fungsi analisis, yaitu jurnal menganalisis transaksi untuk menentukan akun yang harus di Debet maaupun yang di Kredit.
4. Fungsi instruktif, yaitu jurnal merupakan perintah memposting dalam buku besar baik yang di Debet maupun yang di Kredit sesuai hasil analisis dalam jurnal.
5. Fungsi informatif, yaitu jurnal memberikan keterangan kegiatan perusahaan secara jelas.
Secara umum jurnal terdiri dari jurnal umum dan jurnal khusus. Pada semester ini kita akan membahas jurnal umum saja. Bentuk jurnal umum adalah :
Jurnal Umum
Halaman : (1)
Tanggal | No Bukti | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit |
(2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) |
(1) Diisi dengan nomor halaman jurnal secara berurutan.
(2) Diisi dengan tanggal terjadinya transaksi secara berurutan dengan kronologis terjadinya transaksi.
(3) Diisi nomor surat bukti transaksi.
(4) Diisi dengan nama akun yang di debet ditulis terlebih dahulu, baris bawahnya ditulis akun yang di kredit dan ditulis menjorok ke sebelah kanan. Selanjutnya baris bawahnya ditulis penjelasan ringkas transaksi yang bersangkutan.
(5) Diisi nomor kode akun, tetapi ingat nomor kode akun ini diisi hanya jika akan diposting ke buku besar.
(6) Dan (7) diisi dengan jumlah rupiah dari akun yang di debet maupun yang di kredit.
Sebelum bukti transaksi keuangan dicatat dalam jurnal, terlebih dahulu dilakukan analisis untuk menentukan pengaruhnya terhadap akun-akun di perusahaan. Pola pencatatan transaksi dalam jurnal diatur dalam sebuah mekanisme Debet dan Kredit. Pengertian Debet dalam Akuntansi menunjukan sisi sebelah kiri dan Kredit menunjukan sebelah kanan. Mekanisme Debet dan Kredit terlihat dalam tabel sebagai berikut :
Mekanisme Debet dan Kredit
No | Jenis Akun | Keterangan | ||
Bertambah | Berkurang | |||
1 | HARTA | DEBET | KREDIT | Harta jika bertambah dicatat di Debet Harta jika berkurang dicatat di Kredit |
2 | UTANG | KREDIT | DEBET | Utang jika bertambah dicatat di Kredit Utang jika berkurang dicatat di Debet |
3 | MODAL | KREDIT | DEBET | Modal jika bertambah dicatat di Kredit Modal jika berkurang dicatat di Debet |
4 | PENDAPATAN | KREDIT | DEBET | Pendapatan jika bertambah dicatat di Kredit Pendapatan jika berkurang dicatat di Debet |
5 | BEBAN | DEBET | KREDIT | Beban jika bertambah dicatat di Debet Beban jika berkurang dicatat di Kredit |
Transaksi 1 : 1 MEI
Tn. Ali menyetor uang pribadi ke dalam perusahaan “ALI TAILOR” sebagai modal awal usaha jahit sebesar Rp 4.000.000,- |
Harta perusahaan dalam bentuk Kas bertambah Rp 4.000.000,- (Debet)
Modal Tn. Ali Bertambah Rp 4.000.000,- (Kredit)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 1 | KasModal Tn. Ali (Setoran modal awal Tn. Ali) | Rp4.000.000- | -Rp4.000.000 | |
Disewa sebuah ruko untuk usaha jahit dengan membayar Rp 1.200.000,- untuk 6 bulan. | Disewa sebuah ruko untuk usaha jahit dengan membayar Rp 1.200.000,- untuk 6 bulan. |
Harta perusahaan dalam bentuk Sewa Dibayar Dimuka bertambah Rp 1.200.000,- (Debet)
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 1.200.000,- (Kredit)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 2 | Sewa Dibayar DimukaKas (Pembayaran sewa ruko) | Rp 1.200.000- | -Rp 1.200.000 | |
Dibeli tunai perlengkapan jahit dari Toko Jaya dengan harga Rp 800.000,- |
Harta perusahaan dalam bentuk Perlengkapan Jahit bertambah Rp 800.000,- (Debet)
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 800.000,- (Kredit)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 4 | Perlengkapan JahitKas (Pembelian tunai perlengkapan dari Toko Jaya) | Rp 800.000- | -Rp 800.000 | |
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |||||
Mei | 10 | KasPerlengkapan Jahit (Pembelian tunai perlengkapan dari Toko Jaya) | Rp 300.000- | -Rp 300.000 | |||||
Telah diselesaikan jahitan pakaian langganan seharga Rp 300.000 dan langsung diterima pembayarannya.Analisis transaksi : Harta perusahaan dalam bentuk Kas bertambah Rp 300.000,- (Debet) Pendapatan perusahaan bertambah Rp 300.000,- (Kredit) | Telah diselesaikan jahitan pakaian langganan seharga Rp 300.000 dan langsung diterima pembayarannya. | ||||||||
Mei
12
Dibeli peralatan jahit dari Toko Sekawan seharga Rp 1.500.000,- baru dibayar Rp500.000,-
Analisis transaksi :
Harta perusahaan dalam bentuk Peralatan Jahit bertambah Rp 1.500.000,- (Debet)
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 500.000,- (Kredit)
Utang perusahaan (ke Toko Sekawan) bertambah Rp 1.000.000,- (Kredit)
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 12 | Peralatan JahitKas Utang Usaha (pembelian peraltan sebagian tunai ke Toko Sekawan) | Rp 1.500.000- - | -Rp 500.000 Rp 1.000.000 | |
Telah diselesaikan jahitan pakaian Tn. Ahmad seharga Rp 1.700.000 sudah dikirimkan tagihannya. |
Harta perusahaan dalam bentuk Piutang Usaha bertambah Rp 1.700.000,- (Debet)
Pendapatan perusahaan bertambah Rp 1.700.000,- (Kredit)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 18 | Piutang UsahaPendapatan jahit (Pendapatan jahit dalam tagihan ke Tn. Ahmad) | Rp 1.700.000- | -Rp 1.700.000 | |
Dibayar ke Toko Sekawan Rp 800.000,- atas pembelian peralatan jahit tanggal 12 Mei. |
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 800.000,- (Kredit)
Utang perusahaan (ke Toko Sekawan) berkurang Rp 800.000,- (Debet)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 19 | Utang UsahaKas (Pembayaran Utang ke Toko Sekawan) | Rp 800.000- | -Rp 800.000 | |
Dibayar gaji pegawai untuk 2 minggu kerja Rp 200.000,- |
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 200.000,- (Kredit)
Beban Gaji bertambah Rp 200.000,- (Debet)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 20 | Beban GajiKas (Pembayaran gaji pegawai) | Rp 200.000- | -Rp 200.000 | |
Diterima pinjaman dari BPD JABAR Rp 2.000.000,- dikenakan biaya administrasi Rp250.000. |
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 21 | KasBeban Administrasi Utang Bank (Penerimaan pinjaman dari Bank dipotong bunga) | Rp 1.750.000Rp 250.000 - | – Rp 2.000.000 | |
Tn. Ali mengambil uang perusahaan untuk keperluan pribadi Rp 400.000,- |
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 400.000,- (Kredit)
Pengambilan pemilik (Prive) bertambah Rp 400.000,- (Debet)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 22 | PriveKas (Prive Tn. Ali) | Rp 400.000- | -Rp 400.000 | |
Diterima pembayaran dari Tn. Ahmad Rp 1.400.000,- atas penyelesaian jahitan tanggal 18 Mei. |
Harta perusahaan dalam bentuk Kas bertambah Rp 1.400.000,- (Debet)
Harta perusahaan dalam bentuk Piutang (ke Tn. Ahmad) berkurang Rp 1.400.000,- (Kredit)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 25 | KasPiutang Usaha (Penerimaan pembayaran tagihan jahitan Tn Ahmad) | Rp1.400.000- | -Rp1.400.000 | |
Dibeli secara kredit perlengkapan jahit dari Toko Jaya dengan harga Rp 200.000,- |
Harta perusahaan dalam bentuk Perlengkapan bertambah Rp 200.000,- (Debet)
Utang perusahaan (ke Toko Jaya) bertambah Rp 200.000,- (Kredit)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | ||
Mei | 30 | Perlengkapan JahitUtang Usaha (Pembelian perlengkapan secara kredit ke Toko Jaya) | Rp 200.000- | -Rp 200.000 | ||
Dibayar cicilan ke BPD JABAR Rp 230.000,- termasuk bunga pinjaman Rp 30.000,- |
Harta perusahaan dalam bentuk Kas berkurang Rp 230.000,- (Kredit)
Beban Bunga bertambah Rp 30.000,- (Debet)
Utang perusahaan ke Bank berkurang Rp 200.000,- (Debet)
Jurnal :
Tanggal | Nama Akun dan Keterangan | Ref | Debet | Kredit | |
Mei | 31 | Utang BankBeban Bunga Kas (Pembayaran cicilan ke BPD ditambah bunganya) | Rp 200.000Rp 30.000 - | – Rp 230.000 | |
“ALI TAILOR”
JURNAL UMUM
Bulan Mei 2006
Halaman : 01
Tanggal | Nama Akun | Ref | Debet | Kredit | ||
Mei | 1 | KasModal Tn. Ali (Setoran modal awal Tn. Ali) | Rp 4.000.000- | -Rp4.000.000 | ||
2 | Sewa Dibayar DimukaKas (Pembayaran sewa ruko) | Rp 1.200.000- | -Rp 1.200.000 | |||
4 | Perlengkapan JahitKas (Pembelian tunai perlengkapan dari Toko Jaya) | Rp 800.000- | -Rp 800.000 | |||
10 | KasPendapatan jahit (Pendapatan jahit tunai) | Rp 300.000- | -Rp 300.000 | |||
12 | Peralatan JahitKas Utang Usaha (Pembelian peralatan sebagian tunai ke Toko Sekawan) | Rp 1.500.000- - | -Rp 500.000 Rp 1.000.000 | |||
18 | Piutang UsahaPendapatan jahit (Pendapatan jahit dalam tagihan ke Tn. Ahmad) | Rp 1.700.000- | -Rp 1.700.000 | |||
19 | Utang UsahaKas (Pembayaran Utang ke Toko Sekawan) | Rp 800.000- | -Rp 800.000 | |||
20 | Beban GajiKas (Pembayaran gaji pegawai) | Rp 200.000- | -Rp 200.000 | |||
21 | KasBeban Administrasi Utang Bank (Penerimaan pinjaman dari Bank dipotong bunga) | Rp 1.750.000Rp 250.000 - | – Rp 2.000.000 | |||
22 | PriveKas (Prive Tn. Ali) | Rp 400.000- | -Rp 400.000 | |||
25 | KasPiutang Usaha (Penerimaan pembayaran tagihan jahitan Tn Ahmad) | Rp 1.400.000- | -Rp 1.400.000 | |||
30 | Perlengkapan JahitUtang Usaha (Pembelian perlengkapan secara kredit ke Toko Jaya) | Rp 200.000- | -Rp 200.000 | |||
31 | Utang BankBeban Bunga Kas (Pembayaran cicilan ke BPD ditambah bunganya) | Rp 200.000Rp 30.000 - | – Rp 230.000 | |||
JURNAL UMUM, BUKTI TRANSAKSI
Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi. Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik yaitu transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Karena hal tersebut yang disebut dokumen transaksi dalam akuntansi adalah dokumen transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Ini adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen, dimana transaksi dalam sistem informasi manajemen adalah semua kejadian yang melibatkan unser lingkungan baik yang berpengaruh maupun tidak berpengaruh terhadap posisi keuangan.
Pada perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan pengawasan, pemeriksaan baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk setiap pembelian dibuatkan surat permintaan pembelian (Purchase Request) selanjutnya Order pembelian (Purchase Order). Sampai disini belum ada transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan dengan demikian dua dokumen tersebut tersebut adalah dokumen akuntansi yang tidak termasuk dalam bukti transaksi. Dokumen tersebut berfungsi hanya sebagai dikumen referensi.
Dalam proses penerimaan barang/jasa dibuatkan “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun nama nya sesuai dengan barang atau jasa yang diterima bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian. Surat bukti penerimaan menunjukan pengaruhnya terhadap posisi keuangan, yaitu penambahan terhadap aset atau biaya. Surat bukti penerimaan ini adalah dokumen akuntansi yang tergolong bukti transaksi.
Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah oleh sistem komputer menjadi informasi yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.
Jurnal adalah catatan secara sistematis dan kronologis dari transaksi-transaksi finansial dengan menyebutkan perkiraan yang akan didebet dan dikredit, jumlah dan keterangan ringkas. Jurnal merupakan catatan transaksi finansial yang pertama karena itu disebut juga sebagai catatan yang asli (book of original entry). Banyak ragu dengan pernyataan ini kenapa yang pertama, termasuk saya sendiri juga demikian. Selanjutnya saya menarik kesimpulan bahwa jurnal ini adalah sumber informasi untuk berbagai keperluan dalam proses akuntansi khususnya.
Jurnal mempunyai 3 fungsi yaitu fungsi percatatan, fungsi historis dan fungsi analisis.Terdapat Bermacam-macam Bentuk Jurnal yang dapat dipakai oleh perusahaan. Bentuk standar jurnal 2 kolom adalah bentuk yang umum digunakan digambarkan sbb:
Hal : 001Tgl | NomorBukti | Keterangan | Ref | Debit | Kredit |
Jan 20 | 001 | Kas | 111 | 5.000.000,- | |
Modal | 301 | 5.000.000,- | |||
Posting adalah pemindahan dari buku jurnal ke buku besar. Pada system akuntansi komputer Buku Jurnal dan posting posting dilakukan secara automatics oleh komputer (auto Posting). Walaupun tidak mutlak, seorang data entry sebaiknya menguasai proses posting yang dilakukan oleh komputer agar bila terjadi kegagalan akan mudah menelusuri kesalahan yang terjadi.
Metode mengerjakan Jurnal dan PostingAda beberapa cara yang dapat digunakan untuk mencatat Jurnal jurnal dan posting. Cara berikut adalah salah satu teknik yang hanya dapat dilakukan dengan dukungan system komputer yang terintegrasi.
Posting dilakukan langsung dari file transaksi ke rekening-rekening buku pembantu dan lansung diprint-out ke buku besar. Bukti transaksi terlebih dahulu diproses/dientry ke system komputer sebelum diserahkan ke bagian akuntansi.
System komputer dapat menggantikan sebagian besar pekerjaan akuntansi sehingga personal hanya meng-entry/Mencatat data transaksi sekaligus mengasilkan bukti transaksi selanjutnya Jurnal, Laporan, posting ke buku besar dan buku pembantu sampai pembuatan neraca, neraca saldo, rugilaba, perubahan modal serta analisanya dikerjakan oleh komputer.
Proses pencatatan data jurnal pada system akuntansi komputer juga bervariasi tergantung pada prosedure dan metode serta tingkat integrated system yang diterapkan oleh pembuat program aplikasi tersebut. Banyak program aplikasi accounting siap pakai diperjual belikan seperti program aplikasi akuntansi komputer yang dikenal secara luas di dunia akuntansi adalah Dac Easy Accounting, MYOB, MAS dll, namun banyak perusahaan tidak dapat menggunakan program aplikasi tersebut karena beberapa hal, antara lain masalah standarisasi, tingkat kebutuhan perusahaan terhadap informassi yang berbeda dll. Dac Easy Accounting menggunakan standarisasi negara pembuatnya (Amerika). MAS adalah product local namun apa yang terdapat dalam aplikasi banyak tidak tidak dapat mengaplikasikannya karena berbagai alasan. Untuk itu banyak perusahaan membuat program aplikasi sendiri sesuai dengan system akuntansi yang diterapkan di perusahaannya.
Dengan program ini tugas operator hanya mencatat transaksi yang terintegrasi dengan subs system lain, selanjutnya komputer akan mengolahnya sampai kesasaran akhir laporan keuangan yaitu neraca, laporan rugi laba dan laporan perubahan modal serta analisanya.
Jurnal Khusus : Pada perusahaan besar ternyata transaksi-transaksi yang sama terjadi berulangkali sehingga tidak efektif lagi bila dicatat setiap hari ke dalam jurnal umum. Untuk menghadapi hal tersebut, dilakukan penyesuaian bentuk Jurnal disesuaikan dengan kebutuhan. Pada jurnal khusus transaksi yang sama dalam perioda tertentu dapat dijurnal satu kali saja. Jurnal khusus memiliki kontrol intern yang lebih baik karena transaksi telah dikelompokan, dan memungkinkan pembagian tugas sehingga terjadi spesialisasi pekerjaan.
Macam-macam jurnal umum dan jumlah kolom jurnal disesuaikan dengan kebutuhan namun umumnya jurnal umum terdiri dariJurnal Kas, dapat dibagi atas jurnal penerimaan kas untuk mencatat penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas untuk mencatat pengeluaran las
Jurnal Penjualan, untuk mencatat penjualan kredit. Penjualan tunai merupakan bagian dari jurnal Kas.
Jurnal Pembelian, untuk mencatat pembelian kredit, pembelian tunai merupakan bagian dari jurnal kas.
Jurnal Memorial (Jurnal Umum) untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dikelompokan pada jurnal-jurnal khusus di atas misalnya ayat penyesuaian, biaya/beban penyusutan, pendapat/biaya bunga, pendapatan/kerugian kurs. Dll.
Neraca lajur dan ayat penutup
Neraca lajur tidak diperlukan Pada system akuntansi komputer, karena semua proses penyusunan laporan keuangan (Laporan Rugi laba, Neraca, Perubahan modal serta analisanya) dapat dilakukanh oleh komputer
Pada sistem akuntansi manual, untuk mempermudah menyusunan laporan keuangan dibuat tabel untuk mencatat, meyesuaikan, menggolongkan saldo perkiraan-perkiraan buku besar yang disebut Neraca lajur (work sheet).
PENJUALAN KREDIT
Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini akan membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Selain itu juga terdapat beberapa tujuan dari sistem penjualan, diantaranya:
• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat.
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit.
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen.
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat.
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang.
• Untuk menjaga keamanan produk.
• Untuk menjaga kas perusahaan.
INPUT SISTEM PENJUALAN:
• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen.
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip. Slip setoran di bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
• Order konsumen yang belum terpenuhi.
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur).
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim.
• Jurnal penerimaan kas.
• Daftar memo kredit.
• Daftar umur piutang.
Pengertian Penjualan Kredit
Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).
Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran. Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :
1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual
2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas.
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur.
Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.
Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.”
Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order.
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit.
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi.
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini akan membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Selain itu juga terdapat beberapa tujuan dari sistem penjualan, diantaranya:
• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat.
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit.
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen.
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat.
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang.
• Untuk menjaga keamanan produk.
• Untuk menjaga kas perusahaan.
INPUT SISTEM PENJUALAN:
• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen.
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip. Slip setoran di bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
• Order konsumen yang belum terpenuhi.
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur).
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim.
• Jurnal penerimaan kas.
• Daftar memo kredit.
• Daftar umur piutang.
Pengertian Penjualan Kredit
Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).
Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran. Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :
1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual
2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas.
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur.
Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.
Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.”
Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order.
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit.
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi.
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
PENJUALAN
System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
Bagian Jurnal Penjualan
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
Jenis Penjualan
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;- Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
- Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
- Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
- Bagian Order Penjualan
- Bagian Otorita Kredit
- Bagian Billing/Piutang
- Bagian Stock & Delivery
- Bagian Buku Besar
- Bagian Pembelian
- Bagian Gudang
- Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
- Penawaran Harga (PH)
- Order Form (OF)
- Memo
- Purcahse Order (PO)
- Surat Pengantar Supplier (SPS)
- Berita Acara Penerimaan
- Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
- 1 & 2 Tembusan pengiriman
- 3 Tembusan langganan
- 4. Arsip bagian delivery
- Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
- Invoice/Faktur
- 1. Invoice
- 2. tembusan Piutang
- 3. tembusan Jurnal
- 4. arsip di bagian order penjualan
- Faktur Pajak
- 1. Faktur Pajak
- 2. Arsip
- 3. Extra Copy
- Kwitansi
Sumber daya
- Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
- Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan
Strukture Organisasi
- Melakukan konsolidasi
Sasaran
- Automatisasi system akuntansi Penjualan
- Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
- Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
- Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
- Dll
Waktu yang diperlukan
- Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006
Biaya
- Konsultan/dokumentasi : -
- Programmer : -
- Pelatihan : -
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
- Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
- Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
- Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
- Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
- Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
- Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
- Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
- Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
- Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
- Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
- Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
- Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
- Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
- Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
- Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
- Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
- Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
- Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
- Menerima Perintah/Permintaan Barang
- Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
- Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
- Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
- Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
- Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
- Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
- Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
- Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
- Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
- Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
- Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
- Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
- Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
- Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
- Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
- Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
- Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
- Menyerahkan barang kepada customer
- Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
- Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
- Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
- Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
- Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
- Menerbitkan faktur pajak.
- Menerbitkan listing penjualan harian
- Mendistribusikan Dokumen
- Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
- Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
- Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
- Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
- Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
- Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
- Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
- Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
- Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
- Membuat surat penagihan
Bagian Jurnal Penjualan
- Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
- Menerima copy Faktur Pajak.
- Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
- Menerima Copy Po dari bagian pembelian
- Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
- Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
SISTEM INFORMASI PENJUALAN
Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini akan membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Selain itu juga terdapat beberapa tujuan dari sistem penjualan, diantaranya:
• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat.
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit.
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen.
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat.
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang.
• Untuk menjaga keamanan produk.
• Untuk menjaga kas perusahaan.
INPUT SISTEM PENJUALAN:
• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen.
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip. Slip setoran di bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
• Order konsumen yang belum terpenuhi.
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur).
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim.
• Jurnal penerimaan kas.
• Daftar memo kredit.
• Daftar umur piutang.
Pengertian Penjualan Kredit
Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).
Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran. Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :
1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual
2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas.
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur.
Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.
Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.”
Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order.
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit.
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi.
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini akan membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Selain itu juga terdapat beberapa tujuan dari sistem penjualan, diantaranya:
• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat.
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit.
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen.
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat.
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang.
• Untuk menjaga keamanan produk.
• Untuk menjaga kas perusahaan.
INPUT SISTEM PENJUALAN:
• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen.
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip. Slip setoran di bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
• Order konsumen yang belum terpenuhi.
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur).
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim.
• Jurnal penerimaan kas.
• Daftar memo kredit.
• Daftar umur piutang.
Pengertian Penjualan Kredit
Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).
Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran. Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :
1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual
2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas.
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur.
Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.
Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.”
Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order.
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit.
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi.
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Jumat, 15 Juli 2011
AKUNTANSI BIAYA
Perbedaan Akuntansi Biaya dengan Akuntansi Keuangan
Akuntansi biaya adalah bagian dari akuntansi keuangan yang membicarakan biaya dalam arti luas. Sebagaimana diketahui bahwa tujuan akuntansi keuangan adalah menyajikan laporan keuangan yang terdiri atas neraca, laporan laba-rugi, laporan laba ditahan, dan laporan arus kas. Akuntansi biaya sebagai bagian dari akuntansi keuangan hanya menyajikan sebagian elemen dari laporan laba-rugi yaitu eleman biaya.
Akuntansi biaya dapat digolongkan menjadi dua bagian, yaitu (1) akuntansi biaya yang berhubungan dengan penentuan harga pokok produk dan pengendalian biaya yang biasanya disebut akuntansi biaya; dan (2) akuntansi biaya yang berhubungan dengan pengambilan keputusan yang biasanya disebut akuntansi manajemen.
Pengertian dan Klasifikasi Biaya
Dalam Akuntansi Biaya dikenal dua istilah, yaitu cost (harga pokok/harga perolehan) dan expense (biaya/beban). Harga pokok adalah pengorbanan yang diukur dalam satuan uang berupa pengurangan aktiva atau terjadinya kewajiban untuk mendapatkan barang atau jasa yang akan memberikan manfaat di masa yang akan datang. Biaya adalah harga pokok yang telah memberikan manfaat dan telah habis dimanfaatkan. Dalam praktik, istilah biaya digunakan untuk kedua pengertian tersebut di atas.
Klasifikasi biaya:
1. Elemen produk (harga pokok produk):
a. Bahan baku (direct materials)
Bahan (materials) dibedakan menjadi bahan baku dan bahan penolong (indirect materials). Bahan baku adalah semua bahan yang dapat diidentifikasikan dengan produk jadi, yang dapat ditelusur ke produk jadi, dan yang merupakan bagian terbesar dari biaya produksi. Bahan penolong adalah semua bahan yang bukan termasuk bahan baku.
b. Tenaga kerja langsung (direct labor)
Tenaga kerja dapat dibedakan menjadi tenaga kerja langsung (direct labor) dan tenaga kerja tidak langsung (indirect labor). Tenaga kerja langsung adalah semua tenaga kerja yang melaksanakan proses produksi yang dapat ditelusur ke produk jadi dan merupakan bagian terbesar dari biaya tenaga kerja. Tenaga kerja tidak langsung adalah semua tenaga kerja yang tidak dapat dipertimbangkan sebagai biaya tenaga kerja langsung.
c. Overhead pabrik (factory overhead)
Biaya overhead pabrik adalah semua biaya produksi selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. Oleh karena itu, biaya overhead pabrik terdiri atas biaya bahan penolong, biaya tenaga kerja tidak langsung, dan biaya produksi tidak langsung lainnya.
Akuntansi biaya adalah bagian dari akuntansi keuangan yang membicarakan biaya dalam arti luas. Sebagaimana diketahui bahwa tujuan akuntansi keuangan adalah menyajikan laporan keuangan yang terdiri atas neraca, laporan laba-rugi, laporan laba ditahan, dan laporan arus kas. Akuntansi biaya sebagai bagian dari akuntansi keuangan hanya menyajikan sebagian elemen dari laporan laba-rugi yaitu eleman biaya.
Akuntansi biaya dapat digolongkan menjadi dua bagian, yaitu (1) akuntansi biaya yang berhubungan dengan penentuan harga pokok produk dan pengendalian biaya yang biasanya disebut akuntansi biaya; dan (2) akuntansi biaya yang berhubungan dengan pengambilan keputusan yang biasanya disebut akuntansi manajemen.
Pengertian dan Klasifikasi Biaya
Dalam Akuntansi Biaya dikenal dua istilah, yaitu cost (harga pokok/harga perolehan) dan expense (biaya/beban). Harga pokok adalah pengorbanan yang diukur dalam satuan uang berupa pengurangan aktiva atau terjadinya kewajiban untuk mendapatkan barang atau jasa yang akan memberikan manfaat di masa yang akan datang. Biaya adalah harga pokok yang telah memberikan manfaat dan telah habis dimanfaatkan. Dalam praktik, istilah biaya digunakan untuk kedua pengertian tersebut di atas.
Klasifikasi biaya:
1. Elemen produk (harga pokok produk):
a. Bahan baku (direct materials)
Bahan (materials) dibedakan menjadi bahan baku dan bahan penolong (indirect materials). Bahan baku adalah semua bahan yang dapat diidentifikasikan dengan produk jadi, yang dapat ditelusur ke produk jadi, dan yang merupakan bagian terbesar dari biaya produksi. Bahan penolong adalah semua bahan yang bukan termasuk bahan baku.
b. Tenaga kerja langsung (direct labor)
Tenaga kerja dapat dibedakan menjadi tenaga kerja langsung (direct labor) dan tenaga kerja tidak langsung (indirect labor). Tenaga kerja langsung adalah semua tenaga kerja yang melaksanakan proses produksi yang dapat ditelusur ke produk jadi dan merupakan bagian terbesar dari biaya tenaga kerja. Tenaga kerja tidak langsung adalah semua tenaga kerja yang tidak dapat dipertimbangkan sebagai biaya tenaga kerja langsung.
c. Overhead pabrik (factory overhead)
Biaya overhead pabrik adalah semua biaya produksi selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. Oleh karena itu, biaya overhead pabrik terdiri atas biaya bahan penolong, biaya tenaga kerja tidak langsung, dan biaya produksi tidak langsung lainnya.
PERSAMAAN AKUNTANSI
Aktiva merupakan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Beberapa contoh aktiva antara lain: kas, persediaan, surat berharga, tanah, bangunan, peralatan, dan perlengkapan. Hak atas properti biasanya dibagi menjadi dua jenis utama yaitu hak kreditur dan hak pemilik. Kewajiban menggambarkan hutang perusahaan terhadap hak kreditur, sedangkan hak pemilik disebut sebagai modal atau ekuitas pemilik.
Hubungan antara hak kreditur dan hak pemilik dicerminkan dalam pesamaan akuntansi berikut ini:
Klaim pemilik seringkali diberikan penekanan lebih besar dengan memindahkan kewajiban di sisi lain dari persamaan akuntansi sehingga menjadi:
Hubungan antara hak kreditur dan hak pemilik dicerminkan dalam pesamaan akuntansi berikut ini:
Aktiva = Kewajiban + Ekuitas PemilikDalam persamaan akuntansi diatas dapat dicermati bahwa kewajiban diletakkan sebelum ekuitas pemilik. Hal ini beralasan sebab kreditur memiliki hak yang harus didahulukan atas aktiva perusahaan.
Klaim pemilik seringkali diberikan penekanan lebih besar dengan memindahkan kewajiban di sisi lain dari persamaan akuntansi sehingga menjadi:
Aktiva – Kewajiban = Ekuitas PemilikSebagai ilustrasi, jika aktiva perusahaan sebesar Rp. 100jt, kewajiban sebesar Rp. 20jt, maka ekuitas pemilik sama dengan Rp. 80jt, seperti terlihat berikut ini:
Aktiva - Kewajiban = Ekuitas PemilikKonsep persamaan akuntansi ini yang nantinya akan digunakan lebih lanjut dalam mengembangkan laporan keuangan yang dikenal dengan neraca.
Rp. 100jt - Rp. 20jt = Rp. 80jt
CATATAN ATAS LAPORAN KEUANGAN
Catatan Atas Laporan Keuangan
- Aktivitas operasi adalah aktivitas penghasil utama pendapatan perusahaan (principal revenue producing activities) dan aktivitas lain yang bukan merupakan aktivitas investasi dan aktivitas pendanaan. Arus kas yang berasal dari aktivitas operasi dapat dilaporkan dengan menggunakan di antara dua metode baik langsung maupun tidak langsung.
Penggunaan Laporan Arus Kas
- Klasifikasi arus kas bervariasi di antara berbagai negara. Tetapi pada umumnya terdapat 3 kategori arus kas, yaitu (1) arus kas dari aktivitas operasional, (2) arus kas dari aktivitas investasi, dan (3) arus kas dari aktivitas pendanaan (financing). Standar akuntansi Inggris membuat klasifikasi arus kas yang paling lengkap. Di Inggris arus kas dikelompokkan menjadi delapan kategori.
- Ada delapan pola arus kas. Arus kas operasional yang positif menunjukkan kondisi keuangan lebih baik dari pada arus kas operasional yang negatif. Arus kas investasi yang negatif menunjukkan perusahaan sedang melakukan perluasan usaha, sedangkan apabila arus kas investasi negatif menggambarkan perusahaan berusaha mencari dana untuk menutup defisit arus kas operasional. Arus kas pendanaan yang positif menunjukkan perusahaan mencari sumber pendanaan dari luar untuk menutup defisit arus operasional atau untuk melakukan ekspansi. Sedangkan arus kas pendanaan yang negatif menunjukkan perusahaan sedang melunasi pinjaman kepada para kreditor atau mengembalikan modalnya kepada para pemegang saham.
LAPORAN AKUNTANSI
Akuntansi dan Laporan Keuangan
Penyusunan dan Penyajian Laporan keuangan mengacu pada Standar Akuntansi Keuangan yang ditetapkan oleh Dewan Standar Akuntansi Keuangan-IAI. Saat ini, secara garis besar Standar Akuntansi Keuangan berisi 59 PSAK beserta Kerangka Dasar Penyusunan dan Penyajian Laporan Keuangan yang melandasinya dan 4 IPSAK. Standar Akuntansi Keuangan yang ditetapkan oleh IAI merupakan hasil adaptasi dari International Accounting Standards.
- Pengadopsian Standar Akuntansi Internasional ke dalam Standar Akuntansi Keuangan oleh Dewan Standar Akuntansi Keuangan-Ikatan Akuntan Indonesia sebagai salah upaya harmonisasi dan dinamisasi praktik akuntansi keuangan internasional dalam usaha menjawab tantangan di era globalisasi.
- Akuntansi sering disebut dengan “bahasa bisnis” karena akuntansi adalah sebuah sistem informasi yang menyediakan laporan-laporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi sebuah perusahaan. Akuntansi dapat didefinisikan sebagai proses pencatatan, pengukuran dan penyampaian informasi ekonomi agar dapat dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan atau kebijaksanaan. Informasi tersebut disajikan dalam bentuk laporan akuntansi atau lebih dikenal dengan istilah laporan keuangan.
- Tujuan laporan keuangan adalah memberikan informasi tentang posisi keuangan, kinerja, dan arus kas perusahaan yang bermanfaat bagi sebagian besar kalangan pengguna laporan dalam rangka membuat keputusan-keputusan ekonomi serta menunjukkan pertanggungjawaban (stewardship) manajemen atas penggunaan sumber-sumber daya yang dipercayakan kepada mereka.
- Terdapat empat jenis laporan keuangan utama, yakni neraca (laporan perubahan posisi keuangan), laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas dan laporan arus kas. Pelaporan keuangan (financial reporting) mencakup tidak hanya laporan keuangan, tetapi juga media-media lain yang dapat digunakan untuk mengomunikasikan informasi baik yang secara langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan proses akuntansi. Misalnya, laporan tahunan kepada para pemegang saham tidak hanya berisi laporan keuangan utama, seperti tercantum di atas, tetapi juga informasi lain, seperti rasio-rasio keuangan yang dianggap penting, ikhtisar jumlah atau saldo rekening-rekening tertentu.
- Pihak-pihak yang terkait dengan laporan keuangan adalah IAI, Bapepam, BEJ, Kantor Pajak dan Kantor Akuntan Publik (Auditor) serta para pemakai laporan keuangan lainnya. Dengan cara yang berbeda masing-masing pihak memiliki tujuan yang sama, yakni menghasilkan laporan keuangan yang berkualitas (dapat dipercaya dan diandalkan, relevan, serta tepat waktu).
Kerangka Konseptual Akuntansi dan Profesi Akuntan
- Di dalam menyusun dan menyajikan laporan keuangan perusahaannya, manajemen memiliki keleluasaan untuk memilih alternatif prinsip atau metode akuntansi yang dimaksudkan untuk mencerminkan secara akurat kondisi ekonomi perusahaan dalam kaitannya dengan bisnis dan transaksi-transaksi operasinya. Untuk itu, diperlukan suatu acuan dalam praktik akuntansi di dalam menyusun dan menyajikan laporan keuangannya. Kerangka dasar akuntansi dan pelaporan keuangan ditetapkan sebagai maksud untuk mendefinisikan secara luas tentang tujuan, istilah dan konsep-konsep yang berkaitan dengan praktik akuntansi yang pada akhirnya sangat diperlukan untuk menetapkan ruang lingkup dan batas-batas akuntansi dan laporan keuangan.
- Kerangka tersebut memuat hal-hal berikut. (1) Tujuan laporan keuangan. (2) Asumsi dasar. (3) Karakteristik kualitatif laporan keuangan. (4) Unsur laporan keuangan. (5) Pengakuan dan pengukuran unsur laporan keuangan. (6) Konsep modal dan pemeliharaan modal.
- Asumsi dasar dalam penyusunan dan penyajian laporan keuangan adalah dasar akrual dan kelangsungan usaha. Terdapat empat karakteristik laporan keuangan, yakni dapat dipahami, relevan, keandalan dan dapat dibandingkan. Unsur-unsur laporan keuangan antara lain adalah aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, beban, laba, rugi, setoran kepada pemilik, distribusi kepada pemilik.
- Secara umum sekurang-kurangnya terdapat tiga pihak yang berkarier dalam bidang akuntansi, yang terkait dengan akuntansi dan pelaporan keuangan, yaitu akuntan manajemen (akuntan perusahaan), akuntan publik dan para pemakai laporan.
- Laporan keuangan merupakan hasil pencatatan, pengelompokan, pengikhtisaran catatan data, penerapan prinsip-prinsip dan kebiasaan akuntansi, dan penggunaan data pengalaman pribadi penyusunnya. Oleh sebab itu, tak mengherankan apabila laporan keuangan mengandung keterbatasan-keterbatasan sebagai berikut.
-
-
- Untuk menggambarkan perubahan hak milik perusahaan yang tertanam dalam perusahaan, perlu disusun Laporan Perubahan Ekuitas. Laporan ini dapat digabungkan dengan Laporan Laba Rugi, apabila informasi perubahan jumlahnya tidak banyak. Dalam perseroan laporan ini sering disebut Laporan Perubahan Laba Ditahan karena umumnya perubahan modal terjadi pada pos Laba Ditahan saja. Namun, apabila perubahan juga terjadi pada pos-pos modal pemilik yang lain maka perlu disusun laporan perubahan ekuitas secara lengkap.
Pos-pos Luar Biasa
- Neraca adalah laporan yang menunjukkan posissi keuangan dari suatu perusahaan pada saat tertentu. Posisi keuangan ini meliputi keadaan aktiva, kewajiban dan ekuitas dari suatu perusahaan. Dengan cara menghubungkan pos-pos tertentu dlam neraca, kita dapat menilai keadaan likuiditas, solvabilitas dan fleksibilitas keuangan perusahaan. Oleh karena itu, neraca harus disusun secara sistematis dengan menggunakan klasifikasi yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
-
- Ekuitas pemilik. Ekuitas merupakan bagian hak pemilik dalam perusahaan, yaitu hak residual atas aktiva perusahaan setelah dikurangi semua kewajiban. Ekuitas disajikan dalam neraca berdasarkan kekekalannya. Jenis modal yang sifatnya paling kekal disajikan paling atas, dan yang kurang kekal disajikan di bawahnya.
- Neraca dapat disusun dengan menggunakan bentuk akun (rekening) atau bentuk laporan. Dalam bentuk rekening (bentuk skontro) aktiva dilaporkan pada sisi sebelah kiri dan kewajiban serta modal pemilik pada sebelah kanan. Dalam bentuk laporan, bagian aktiva, kewajiban dan modal pemilik disusun secara vertikal (dari atas ke bawah). Bentuk laporan ini lebih populer karena dapat membandingkan 2 buah neraca atau lebih untuk tahun-tahun yang berurutan.
PENGERTIAN AKUNTANSI
Pengertian dan Penjelasan Dasar Akuntansi - Definisi, Arti, Fungsi dan Kegunaan - Belajar Ilmu Akutansi / Accounting
A. Pengertian dan Definisi Akuntansi
Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.
Akuntansi berasal dari kata asing accounting yang artinya bila diterjemahkan ke dalam bahasa indonesia adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis.
B. Fungsi Akuntansi
Fungsi utama akuntansi adalah sebagai informasi keuangan suatu organisasi. Dari laporan akuntansi kita bisa melihat posisi keuangan sutu organisasi beserta perubahan yang terjadi di dalamnya. Akuntansi dibuat secara kualitatif dengan satuan ukuran uang. Informasi mengenai keuangan sangat dibutuhkan khususnya oleh pihak manajer / manajemen untuk membantu membuat keputusan suatu organisasi.
C. Laporan Dasar Akuntansi
Pada dasarnya proses akuntansi akan membuat output laporan rugi laba, laporan perubahan modal, dan laporan neraca pada suatu perusahaan atau organisasi lainnya. Pada suatu laporan akuntansi harus mencantumkan nama perusahaan, nama laporan, dan tanggal penyusunan atau jangka waktu laporan tersebut untuk memudahkan orang lain memahaminya. Laporan dapat bersifat periodik dan ada juga yang bersifat suatu waktu tertentu saja.
Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.
Akuntansi berasal dari kata asing accounting yang artinya bila diterjemahkan ke dalam bahasa indonesia adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis.
B. Fungsi Akuntansi
Fungsi utama akuntansi adalah sebagai informasi keuangan suatu organisasi. Dari laporan akuntansi kita bisa melihat posisi keuangan sutu organisasi beserta perubahan yang terjadi di dalamnya. Akuntansi dibuat secara kualitatif dengan satuan ukuran uang. Informasi mengenai keuangan sangat dibutuhkan khususnya oleh pihak manajer / manajemen untuk membantu membuat keputusan suatu organisasi.
C. Laporan Dasar Akuntansi
Pada dasarnya proses akuntansi akan membuat output laporan rugi laba, laporan perubahan modal, dan laporan neraca pada suatu perusahaan atau organisasi lainnya. Pada suatu laporan akuntansi harus mencantumkan nama perusahaan, nama laporan, dan tanggal penyusunan atau jangka waktu laporan tersebut untuk memudahkan orang lain memahaminya. Laporan dapat bersifat periodik dan ada juga yang bersifat suatu waktu tertentu saja.
Langganan:
Postingan (Atom)